学生档案的利用和转递

作者:综合室   发布时间:2004-9-7     访问次数:17127  
    一、因工作需要查阅和借阅学生档案须遵守下列规定。
    (一)、凡来室查阅学生档案者,须持各院系及有关部门的介绍信查阅;
    (二)、档案管理单位,要根据规定和需要提供服务利用;
    (三)、学生档案一般不外借,必须外借时,须说明理由并经主管人事档案的馆长签字批准方可出馆;
    (四)、学生个人不能查阅自己的档案材料;
    (五)、查阅学生档案必须遵守保密制度和查阅规定,严禁涂改、抽取、撤换档案材料,若出现此类情况按学校有关规定处理。 
    二、学生分配或就业后应及时将档案转给新的主管单位。 
    三、本科毕业生考取外校研究生,学生处及各院系应及时通知档案室将档案转到录取院校。 
    四、转递学生档案应遵守下列规定:
    (一)、学生档案应通过机要交通或派专人送取,不能邮寄,不得交学生本人自带;
    (二)、转出的档案必须完整、齐全、并按规定经过认真的整理装订,不得扣留材料或分批转出;
    (三)、转出的学生档案必须按“干部档案转递通知单”的项目详细填写,严密包封;
    (四)、收到档案的单位经核对无误后应在回执上签名盖章立即退回,逾期一月未退回者,转出单位应写信催问,以防丢失。 
    五、严格执行转递制度,避免产生“无头档案”如有的学生不服从分配而自己找单位未及时索取档案者,人事档案室应予妥善保管。