院系学生档案管理注意事项

作者:档案馆   发布时间:2005-6-2     访问次数:18796  
一、学生档案原始资料要齐全
    1、高中毕业生登记表;
    2、高校招生报考志愿表;
    3、保送生登记表;
    4、中学生成绩表;
    5、高中学习成绩;
    6、政审表及入党、团材料;
    7、中学期间奖、惩材料;
    8、高校招生体检表。
二、学生档案信息记载要准确、规范
    1、反映声、像特征的照片、资料;
    2、父母、亲属政治面貌、工作单位、住址、邮编;
    3、曾用名要书写,个人不能随意改名。要求身份证、学籍卡、各种表格上的姓名、出生年月一致。
三、查询学生档案要具备以下三个条件
    1、学生学号是查询学生档案唯一准确的条件;
    2、姓名是查询的重要辅助条件;
    3、专业是姓名查询的辅助条件。
    学生和单位查询档案时,先报学号,在记不清学号的情况下,再报姓名和专业。因为在任何情况下,学号都是唯一的、不重复的,而姓名、专业会出现同名同姓同专业的情况。
四、学生档案转递时应做好以下工作
    1、院系要在学生毕业时(每年6月底前)将学生所有奖惩、入党(团)等材料收集齐全装入学生档案袋,达到准确、完整,一次转递,为学生就业提供最准确的信息;
    2、考上外校研究生的学生,在接到调档通知时先到招分处盖章备案,然后及时同档案馆联系,档案馆先为其出具相关证明,待档案材料齐全后,一次性寄往录取学校,避免二次寄档造成的各种不良后果;

    3、因没就业造成档案留校的学生,要有学校相关的证明材料,档案馆方按教育部要求保存个人档案;因个人其它原因造成档案留校的学生,要与档案馆签订档案留校协议,档案馆按协议规定保存个人档案;

    4、学生因休学、延长学年、没修完课程等原因造成档案留校的,档案暂时由档案馆保管,待学业完成后及时与档案馆联系,人事档案室将档案寄往用人单位;因欠学费造成档案缓寄的同学,待交清学费后,持交费票据复印件,到人事档案室办理档案转递手续,并交相应保管费用;因个人原因造成档案寄出退档的,档案由档案馆暂时保管,本人要及时与档案馆联系,提出转递或留存意见,并交相应管理费用;
    5、学生退学档案要及时寄出。如来年还要参加高考的学生,档案可寄当地市、县教育局,如要就业,档案可寄当地人事局或人才交流中心。