2008年毕业生档案转递

作者:综合室   发布时间:2008-5-6     访问次数:20207  

各院系学生工作组:
   一年一度的毕业生档案邮递工作即将开始,为了确保毕业生档案准确、及时寄往用人单位,各学院要对学生档案进行一次认真的清理,将散存在个人或辅导员手里的档案及时收集并交档案馆 ,以保证学生档案准确、完整、系统。院系辅导员要对毕业生进行档案转递教育,提醒学生注意如下几点:
    1、我校毕业生档案邮寄是通过成都市“机要局”转递的。机要局要求接收档案单位必须是县团以上部门。因此,档案收件单位地址必须注明:省、市、单位名称。另外,国有企、事业单位能接收档案,非公有制企业不能接收档案,只能由当地人才交流中心或人事代理机构接收。所以毕业生在签单位时,必须向所在单位了解清楚档案接收单位的正确地址,避免档案寄不出去或寄出后因地址不详退回。
    2、北京生源档案回原籍的,档案邮寄地址时,一定要注明北京市具体区域,档案才能收到。如签约单位是研究院、设计院的,档案只能寄总院,不能寄分院,如寄分院,档案要退回学校。
    3、院系要在学生毕业时(每年6月底前)将学生所有奖惩、入党(团)、毕业全套材料收集齐全装入学生档案袋,毕业材料包括:毕业生登记表、学年鉴定、大学成绩、体检表、派遣证、学生体质健康卡、毕业团员鉴定表等..
    4、考上外校研究生的学生,在接到调档通知时先到招分处盖章备案,然后及时同档案馆联系,档案馆先为其出具相关证明,待毕业档案材料齐全后,一次性寄往录取学校,避免二次寄档造成的各种不良后果。
    5、因没就业造成档案留校的学生,要有学校相关的证明材料,档案馆方按教育部要求保存个人档案;因个人其它原因造成档案留校的学生,要与档案馆签订档案留校协议,档案馆按协议规定保存个人档案。
    6、学生因休学、延长学年、没修完课程等原因造成档案留校的,档案暂时由档案馆保管,待学业完成后及时与档案馆联系,人事档案室将档案寄往用人单位;因个人原因造成档案寄出退档的,档案由档案馆暂时保管,本人要及时与档案馆联系,提出转递或留存意见,并交相应管理费用。
    7、学生退学,档案要及时寄出。如来年还要参加高考的学生,档案可寄当地市、县教育局,如要就业,档案可寄当地人事局或人才交流中心。

                                         西南交大档案馆  
                                          2008年5月5日