西南交通大学科研档案管理办法

作者:档案馆   发布时间:2013-2-26     访问次数:16173  

第一章       总则

第一条  科学技术档案是党和国家的宝贵财富,是广大教职工劳动成果结晶。根据《中华人民共和国档案法实施办法》和《普通高等学校档案办法》的有关精神,为加强学校科研档案的统一管理,充分发挥我校档案的社会效益和经济效益,特制定本办法。

第二条  科研档案是指凡在科学研究管理和实践活动中直接形成具有保存的文字、电子、图表及声像载体材料。

                              第二章       科研档案工作的基本原则

第三条  科研档案必须实行集中统一管理的原则。归档的科研文件材料,必须反映科研管理、科研项目(课题)活动的全过程,保证完整、准确、系统。

第四条  科研档案管理工作是科研管理工作的重要组成部分,是科研活动的重要环节,必须纳入科研计划、规划、管理制度和有关人员职责范围之中,与计划管理、课题管理、成果管理等工作紧密结合,实行科研工作和建档工作“四同步”管理。即下达计划任务与提出归档要求同步;检查计划进度与检查科研文件材料形成情况同步;验收、鉴定科技成果与验收、鉴定科研档案材料同步;上报登记、评审科技成果与档案部门出具科研课题归档情况的证明材料同步。

第五条  把科研档案工作列入本单位科研工作的发展计划中,在经费、库房、设备、人员配备上给予保证。

 

                    第三章       科研档案归档范围

第六条  归档的科研文件材料,必须对学校、社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。

第七条  归档的科研文件材料,必须遵循其自然形成规律,保持其有机联系,照顾不同学科、专业的科研文件材料的不同特点和成套性。

第八条  我校主持的协作项目,应将全部科技文件材料收集、整理、归档。外单位主持的协作项目,只需将我校承担部分的科技文件材料归档,学校几个部门协作研究的项目,由项目主持单位统一收集整理归档。(详见附件一)

 

                                    第四章       科研文件材料的立卷与归档

第九条  课题组长在制定和讨论工作计划安排时,应向课题组成员布置平时积累科研文件材料的任务和方法,并指定专人作兼职档案员。学校科研管理部门和各课题组,按各自职责范围,将形成的科研有关文件进行整理。科研管理性文件材料归档一份,科研报告底稿一份,复制稿两份,原始资料全部。归档的科研文件材料必须字迹工整、格式统一,图样清晰,签字手续完备。坚持实行科研文件材料形成部门和课题组立卷制度。课题结束后,由课题组负责人主持立卷。兼职档案员将形成积累的全部文件材料要求与课题组的业务性文件汇总整理成卷,报科研处审查,由科研处统一向档案馆归档。归档时,要将最能反映课题概况的科研文件,如开题文件、论文、专著、鉴定材料、成果申报和获奖材料,科研投资与经费核算材料等整理组成综合卷,排放在研究课题全部卷案之首,其余科研文件材料按科研阶段依次系统整理组卷。科研档案归档前,应编写好件号及每件材料的标题。全部文件材料按顺序编写页号,每件页号从1开始,页号位置在非装订线一侧的下角。归档时需填写备考表。

第十条  课题组织归档前的鉴定工作,提出每个案卷的保管期限和密级划分的具体意见,密级分为绝密、机密、秘密三种,按《科学技术保密条例》办理。

 

                  第五章       科研档案的管理

第十一条  研究课题在鉴定修改验收后的两个月归档。暂不申报或中断、停止的研究课题,也应在两个月内归档。归档时,档案部门进行审查、验收,并在成果登记表上签署意见,加盖档案部门专用章,凡归档不完整、不齐全者,学校档案部门拒绝出具证明,科研管理部门不得申报成果。科研处兼职档案员填写科研档案移交目录一式两份,连同案卷向档案部门移交,经档案馆清点无误后,交接双方在移交目录上签字,并各执一份存查。

第十二条  对已归档的科研文件材料需要修改时,必须填写修改申请单,经所在室主任或有关主管负责人及相应厂家批准同意,未经批准,严禁修改已归档的任何科研文件材料。

 

                     第六章       科研档案的利用

第十三条  科研档案的借查阅,利用者要出具单位介绍信,写出所利用档案的名称、利用目的,并经课题组长和单位领导签字和加盖公章,持本人有效证件,方可利用。保密期限内科研档案的借查阅,还需经校保密办同意后,方可利用。

第十四条  此办法经校领导批准后执行,并报上级主管机关备案。

第十五条  本办法自公布之日起执行。



 

 

 

                                                                                                                                      西南交通大学档案馆

                                                     

                                                                                                                                             2011-10-10