毕业生档案收集、转递及注意事项

作者:档案馆   发布时间:2013-4-10     访问次数:18267  

一、毕业生档案的收集:

各院系辅导员要在学生毕业时(每年6月底前),将学生所有毕业全套材料收集齐全装入学生档案袋。毕业材料包括:本科、研究生毕业生登记表;大学、研究生毕业成绩单;授予学士、硕士、博士学位决定;派遗证;学生体质健康卡;体检表;学年鉴定表;毕业团员鉴定表;入党材料;各种奖惩材料等。

二、毕业生档案的转递

我校毕业生档案邮寄是通过成都市“四川省机要局”转递的,机要局要求接收档案单位地址的信息必须准确,以免造成档案无法转递、退档等,将影响毕业生就业与报到。因此要求:

1、档案地址信息要有省、市(县)、区名称和单位全称。例:“四川省成都市铁道第二勘察设计院人力资源部”。

2、单位是民营、外资、合资企业,这些单位没有人事档案接收管理权和机要投递关系,档案地址应提供为单位所辖地的人才交流服务中心。例:北京市西城区人才交流服务中心。

三、毕业生档案注意事项:

1、学生毕业材料(毕业生登记表、入党志愿书等)一定要有学校鉴定意见和盖章。如:本科成绩必须到教务处打印盖章、研究生成绩必须到研究生院培养办打印盖章,现在有很多单位收到档案退回学校补盖公章,对学校和学生个人造成不好影响。

2、考上外校研究生的学生在接到调档通知时先到招分处盖章备案,然后及时同档案馆联系,档案馆先为其出具相关证明,待毕业档案材料齐全后,一次性寄往录取学校,避免二次寄档造成的各种不良后果。

3、因没就业造成档案留校的学生,比如“户档留校”,要有学校相关的证明材料,档案馆方按教育部要求保存个人档案。因个人其它原因造成档案留校的学生,要与档案馆签订档案留校协议,档案馆按协议规定保存个人档案。

4、学生因休学、延长学年、没修完课程等原因造成档案留校的,档案暂时由档案馆保存,待学业完成并补齐毕业材料后及时与档案馆联系,档案馆将档案寄往用人单位;因个人原因造成档案寄出退档的,档案由档案馆暂时保管,本人要及时与档案馆联系,提出转递或留存意见,并交相应管理费用。

5、学生退学,本人持退学证明,档案要及时办理。如来年还要参加高考的学生,档案可寄当地市、县教育局,如要就业,档案可寄当地人事局或人才交流中心。

6、学生如有不清楚需要咨询,请与档案馆联系或登陆档案馆网站,联系电话:028-66367543  028-66366542

                                                                                                       西南交通大学档案馆

                                              20101018