关于2016届毕业生档案转递工作安排的通知

作者:巨敏莲   发布时间:2016-6-8     访问次数:14647  
 

 

校内各学院、中心、所:

一年一度的毕业季又来临了,根据学校2016年毕业生离校工作总体安排,现将我校2016年毕业生档案转递工作的相关要求和安排通知如下:

一、清理毕业生档案,核实学校就业信息网档案寄送地址的信息

1.各学院(单位)毕业班辅导员应当按照档案管理要求清理本学院应届毕业生档案,核实应届毕业生档案(正常派遣、本校研、外校研、户档留校、国防生)转递的详细情况,理清提前毕业的学生、不能按期毕业的学生、退学学生、休学学生等特殊情况的学生档案。

2.各学院(单位)毕业班辅导员务必要求毕业生在招生就业处的就业信息网核实其个人档案的寄送地址是否准确。避免档案寄送地址不清,档案投递不能达到而被退回,给学生就业工作造成不必要的损失。

今年我校毕业生档案的转递将以“中国邮政EMS标准快递”的方式转递。

档案寄送地址规范书写格式必须以“中国邮政EMS标准快递”的要求填写档案接收地址及有关信息,即省(直辖市) 市(区、县)街道门牌号和邮政编码、单位名称收件人姓名收件人联系电话

二、整理毕业生归档材料,核实毕业生档案寄送地址信息

1.按照招生就业处提供的《毕业生就业派遣名单》的档案转递信息,档案馆进行数据核查和处理。

2.各学院(单位)毕业班辅导员负责将毕业生应归档材料(见附件一)按每个人整理好,按照学生学号从小到大的顺序排列,依次装入毕业生档案袋,确保档案材料不遗漏、不错装。

三、毕业生档案材料归档、转递工作

12016627日—71日,根据毕业生档案材料归档时间安排(见附件二)各学院(单位)将整理好的毕业生档案材料送至档案馆归档,严格对照姓名、学号归档;档案材料装完后,毕业班辅导员务必对归档材料进行核查,不得漏装、错装。

2.档案归档工作完成后,由档案馆负责密封,按中国邮政EMS标准快递转递规定办理档案转递工作。

四、毕业生档案查询

个人档案很重要,它是每个人学习成长的真实记录,是唯一的,没有备份、没有电子档案。未就业的毕业生、自费出国留学、自由职业或灵活就业的毕业生,建议将档案转至其户籍所在地(回原籍)的县级以上(含县级)公共就业和人才服务机构以及经人力资源社会保障部门授权的单位或现工作单位所在地的公共就业和人才服务机构。在个人干部身份的确定、工龄计算、转正定级、社保、养老金(退休金)的计算、职称的评定以及工作调动等方面都要通过档案审核;在升学、学历、考公务员、出国、结婚、生育等方面都必须通过档案开具相关证明。

毕业生务必重视自己的档案,不能本人自带档案,不能自行保管档案,更不要弃档,以免给今后的工作、生活带来不必要的困难和麻烦。

毕业生报到后,请在3个月内到档案接收单位核查自己的档案,按档案接收单位要求办理报到手续。如档案未到,请及时与学校档案馆联系查询。

* 档案自交寄之日起一年内,邮政部门受理查询,逾期将不再受理查询 *

五、档案馆工作人员及联系电话

工作人员:李猛、巨敏莲、李志文

联系电话:66367548 6636754366366542

档案馆服务网址:http://dag.swjtu.edu.cn

附件一:本科生、研究生毕业应归档材料

一、本科毕业生应归档材料

1. 高等学校毕业生登记表(含学年鉴定表);

2.学生成绩单;

3.授予学位的决定;

4.学生体检表;

5.全国普通高等学校本专科毕业生就业通知书;

6.党团及奖惩材料。

7. 奖学金、助学贷款申请表。

8. 学生体质健康标准(试行方案)登记卡(大学)。

二、毕业研究生应归档材料

1. 毕业研究生登记表;

2.研究生成绩单;

3.授予硕士或博士学位的决定;

4.学生体检表;

5.全国研究生就业通知书;

6.党团及奖惩材料;

 

附件二:各学院(单位)毕业生档案材料归档时间安排

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注: 各学院(单位)按要求准备好归档材料,如装档时间有变化请及时与档案馆联系,预约装档时间。

     感谢大家对我们工作的理解与支持!

              西南交通大学档案馆

                201668