关于做好2017届毕业生档案转递工作的通知

作者:人事档案室   发布时间:2017-6-7     访问次数:11379  
 

各学院、所、中心:

根据学校2017年毕业生离校工作总体安排,现将2017届毕业生档案转递工作的相关要求和安排通知如下:

一、毕业生档案材料归档

1.毕业生类别清理

请各学院、所、中心毕业年级辅导员在毕业生档案材料归档前,严格按照“正常派遣、本校研、外校研、户档留校、国防生、其他特殊情况”六个类别清理毕业生档案。其中“其他特殊情况”学生档案包括:提前毕业学生、未能按期毕业学生、退学未转档学生、休学学生等。

2.档案材料装档

请各学院、所、中心毕业年级辅导员将毕业生应归档材料(附件1),以学生个体为单位,严格按照材料顺序整理,以学生学号排序,按照毕业生档案材料归档时间安排(附件2),以学院为单位将归档材料送至档案馆。经档案馆审查符合归档要求后,严格对照学生姓名、学号,对应存入学生个人档案,并在归档完成后进行复核,确保无错装、漏装。

二、毕业生档案转递信息校核

1.毕业生档案转递采用“中国邮政EMS标准快递”,档案转递信息填写必须符合中国邮政EMS标准快递要求,具体要求如下:

1)接收地址:必须详细填写省市区县、街道名称、门牌号码、邮政编码等信息。

2)收件单位:必须准确填写具有档案管理权限的单位全称(具体填写说明见附件3),毕业生需与签约单位确认档案转递接收单位。

3)收件人信息:必须准确填写收件人姓名、联系电话、手机号码等信息。

2.请各学院、所、中心毕业年级辅导员务必要求毕业生在招生就业处就业信息网上,仔细填写、校核个人档案的转递信息(接收地址、收件单位、收件人信息),确保转递信息准确无误。档案馆将以就业信息网导出数据提交邮局制单寄递,若信息填写不准确将造成学生档案寄递错误,影响学生就业入职和入学报到。

三、毕业生档案转递及查询

1. 各学院、所、中心毕业生档案归档工作完成后,档案馆负责核查和密封,按中国邮政EMS标准快递转递规定,交付邮局办理档案转递工作。

2.邮局制单完成后,档案馆将毕业生档案转递EMS单号以学院、所、中心为单位返回各学院、所、中心毕业年级辅导员,请毕业年级辅导员及时告知学生,学生可通过EMS官方网站查询档案转递物流信息。

四、工作要求

1.各学院、所、中心要高度重视毕业生档案存档、转递工作,加强对毕业生的教育、引导,使其充分认识个人档案对于就业、升学、提职等方面的重要作用。

2.各学院、所、中心分别指定专人负责本科生、研究生毕业生档案转递工作,并将负责人姓名、电话于616日前,报送至档案馆129办公室。

3.各学院、所、中心毕业年级辅导员要严格按照通知要求,全过程负责毕业生档案材料归档、信息校核工作,确保归档材料不错装、不漏装,转递信息无遗漏、无缺失、准确无误。

五、档案馆工作人员及联系电话

工作人员:李猛、巨敏莲、李志文

联系电话:66367548 6636754366366542

档案馆

201767


附件1:本科生、研究生毕业应归档材料

一、本科毕业生应归档材料

1. 高等学校毕业生登记表(含学年鉴定表3份);

2.学生成绩单;

3.授予学位的决定;

4.学生体检表;

5.全国普通高等学校本专科毕业生就业通知书;

6.党团及奖惩材料。

7. 奖学金、助学贷款申请表。

8. 学生体质健康标准(试行方案)登记卡(大学)。

二、毕业研究生应归档材料

1. 毕业研究生登记表;

2.研究生成绩单;

3.授予硕士或博士学位的决定;

4.学生体检表;

5.全国研究生就业通知书;

6.党团及奖惩材料;


附件2:毕业生档案材料归档时间安排

时间

单位

2017626

(星期一)

上午

土木工程学院、建筑与设计学院

下午

地球科学与环境工程学院、机械工程学院

2017627

(星期二)

上午

材料科学与工程学院、电气工程学院

下午

信息科学与技术学院、经济管理学院

2017628

(星期三)

上午

交通运输与物流学院、数学学院、

力学与工程学院

下午

外国语学院、生命科学与工程学院、

牵引动力国家重点实验室

2017629

(星期四)

上午

物理科学与技术学院、马克思主义学院 、

体育工作部

下午

公共管理与政法学院、人文学院、

心理研究与咨询中心

2017630——74

机动时间、特殊问题处理

特别提醒

如本单位需提前装档,请及时与档案馆联系,预约时间进行归档。

毕业生档案集中归档装档期间,不接收零散归档或学生个人归档。


附件3:档案接收单位名称填写说明

1.已就业的毕业生,填写就业单位所明确的有档案管理权限的单位名称。

2.考取国内高校研究生的毕业生,填写录取学校及学院(研究所、中心)名称;考取(或免试)本校研究生的毕业生,填写“西南交通大学档案馆”。

3.自主创业、自由职业或未就业的毕业生,填写生源地毕业生就业主管单位和部门名称,或档案托管机构名称(毕业生应先到档案托管机构办理托管手续)。

4.非公派出国的毕业生,填写生源地毕业生就业主管单位和部门名称,或档案托管机构名称(毕业生应先到档案托管机构办理托管手续)。

5.应征义务兵的毕业生,填写生源地毕业生就业主管单位和部门名称。

6.参加公派研究生出国项目的毕业生,填写“西南交通大学档案馆(公派研究生出国项目)”。

7.研究生支教团的毕业生,填写“西南交通大学档案馆(研究生支教团)”。

8.本校就业的毕业生,填写“西南交通大学人事处”。