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外国企业档案工作:践行《档案共同宣言》精神 助力企业创新发展

发布人:大卫·弗里克  发布时间:2018-07-17  浏览量:212

2011年,《档案共同宣言》由联合国教科文组织第三十六届大会通过。宣言明确指出了档案的价值,并呼吁其所有成员国通过加强档案工作,从而推动良治和国家发展。

宣言指出:“档案的管理需从其形成时开始,以维护其价值和意义。档案是信息的权威来源,而信息则是负责任和透明的行政行为的基础。档案守护并服务于个人和团体的记忆,在社会发展中扮演重要角色。档案的开放利用能够丰富我们对人类社会的认知,促进民主,保护公民权利,提高生活品质。”

宣言进一步指出,通过良好的档案管理可以带来益处。“档案的特有价值表现为,它是社会变迁的体现;档案的特殊重要性体现为提高业务效能、指导未来行动;档案工作者是接受过基础和继续教育的专业人士,他们通过支持文件的形成,通过选择、保存并提供利用文件而为社会服务;所有公民、公共管理者和决策制定者、公共或私人档案馆的管理者或拥有者,档案工作者和其他信息专家在档案管理方面具有集体责任。”

宣言敦促,联合国教科文组织各成员国共同努力促使“在所有业务活动中生成和使用档案的私人或公共团体重视并正确管理档案;给档案管理调配充足的资源,包括聘请受过培训的专业人士;以正确的方式管理和保护档案,以保证其真实性、可靠性、完整性和可用性;在遵守相关法律并尊重个人、形成者、所有者和利用者权利的前提下,向所有人提供档案利用;利用档案以提升公民的责任意识。”

我之所以重申《档案共同宣言》的内容,因为这对于企业档案具有特殊意义,尤其在“档案助力企业创新与发展”这一议题下讨论格外重要。宣言中阐释的档案作为一种资产的价值,对于企业档案同样适用。档案这种资产可以并应该被充分利用来指导未来决策、驱动效能、帮助企业发展。为了达到这些目的,我们必须在专业化培训方面投入力量,确保档案的正确管理、保存并提供利用。当然,如果我们要在业务上取得成绩,就必须立足当下所处商业环境,尤其要抓住全球市场发展,以及高度互联的社会、数字技术和自动化,更高效的供应链、越来越短的产品开发时间等所带来的机遇,同时,我们必须考虑到在新市场中日益激烈的竞争,我们的客户和消费者可以获取更多类型的产品和服务,在许多情况下,这些服务完全是在线完成的。

因此这次会议召开得恰逢其时,以前,我们从未面对过以最佳方式提供馆藏档案服务的需求,而现在这一需要在我们所服务企业实现创新和发展中显得尤为迫切。

作为国际档案理事会的主席,我非常感谢企业档案处所做的工作,将我们组织中的专家聚集在一起,分享知识和经验,发挥档案在企业创新和发展中的作用。我们可以秉持4个重要原则来实现在这方面的管理目标。

    将档案管理视为企业资产

我鼓励所有人将我们的档案馆藏视为“商业资产”,就像土地、劳动力和基础设施一样,企业的信息资源是发现创新和驱动增长的丰富源泉。

很多时候,档案被视为历史纪念品,档案馆被看作是一个文件的博物馆,参观者在此循着历史轨迹重温过去记忆。可以肯定的是,档案馆可以提供这种服务,并在此过程中提供丰富的经验,加强人们对机构组织历史的理解,并建立人们对企业品牌及其传统的忠实度。

然而,如果我们将档案视为一种信息资产,从对企业档案的一次次开发中,能够获得新发现、启发新思路,以应对我们当今的挑战。在当下的商业环境中,数据就是一切。数据越容易获取、越易被发现和重复使用,由此获得的洞察力则越强大,为真正的创新奠定了基础。

企业档案不应被简单视为将我们带回过去的媒介,商业档案能把过去通向未来。档案管理者应将所有资产管理的原则应用于商业档案,确保它们的价值得到企业的熟知、被适当描述著录以便企业中的每个人都可以利用,同时企业档案应与组织内的其他重要资产放在同等位置被评估。

    在技术迭代中传授知识

我们都非常清楚,组织中最重要的创新推动者之一是数字技术,特别是技术的快速发展使每个人互联,并为人们提供了前所未有的计算能力。

但是,互联互通和计算能力需要与其他东西相结合才能创造价值——它们需要数据。他们需要利用不断增加的可用信息资源。同理可证,商业档案是非常重要的。一家企业如果想要具有竞争力,它必须充分利用其自身的企业记忆,包括其知识产权和不断积累的记忆,这些使其具有独特的优势,即企业在市场中的独特性和差异化。

为了使企业档案能够充分满足这一需求,我们必须拥抱数字化。理想化的数字化应该是,档案的内容以可搜索的形式被查阅,或者对档案材料以其他方式进行项目级别描述,以确保这些档案引起企业的知识工作者的关注,并在创新过程中所需的某一特定时间或地点发挥作用。

作为档案工作者,我们应该清醒地认识到,技术发展迅速,随着时间的推移,技术会不断被新的发展所取代并过时。与之相对的是,随着时间的推移,档案馆收集到越来越多有价值的档案和信息,它们不会过时,而是历久弥新,价值倍增。

因此,我们在开展数字化项目时,(所做考量应该)更像传统档案工作者而不是计算机技术人员那样。数字化是一种保护档案的做法,通过应用技术和标准确保档案材料能够在当前技术中生存,并为走向未来做好准备。数字保存工作从未完成,它是一种持续的活动,将今天的档案保持在未来可访问的状态。

据我观察,档案界以外并没有很好地理解这一点。作为档案馆和档案管理员,我们有责任促进我们所在机构或部门认知档案长期数字保存的必要性。

    支持企业文化创新

我也相信,如果要发挥档案助力创新的作用,档案部门本身必须吸纳并实践创新文化。我们要通过想象力和创造力来推广宣传我们所管理的档案,以一种全新的和令人兴奋的方式提供利用。

我们应该开放我们的馆藏,使其中的某些档案能够以全新的、引人入胜的方式被发现。例如,通过数据可视化技术、数据分析和其他非传统的获取方式,允许人们使用这些工具搜索档案,也许会违背我们传统档案管理中“上下文”的理念,但换句话说,档案馆中某件单一文档的发现,可能为那些无意识的研究者进一步研究打开大门,提供巨大机会。

将档案工作视为企业创新文化的一部分同样很重要。企业档案管理员应随时了解所在组织当前的战略方向和运营上的挑战,并针对企业当前所面临问题,积极主动地提供那些能够带来解决方案的档案利用服务。

    企业档案是文献遗产的重要组成

企业档案的长期价值不仅体现在为企业创新和发展服务上,对于社会的创新、进步和发展,企业档案同样大有用处。

与中国国家档案局局长李明华一样,我本人也是联合国教科文组织世界记忆工程项目的坚定支持者。《世界记忆名录》中很多珍贵文献遗产都来自企业档案。例如,2017年,中国档案部门推选的“近现代苏州丝绸样本档案”成功入选《世界记忆名录》,这部分档案内容包括19世纪至20世纪末许多苏州丝绸企业和组织的技术研究、生产管理、贸易和营销等。它们的重要性因其广泛涉及产品设计样本、贸易信息而得到认可,也反映出一个多世纪以来东西方贸易交流和文化变革的情况。重要的是,这些档案中蕴藏着启发未来创新文化的智慧,在当前“一带一路”倡议的商业发展中产生共鸣。

因此,我鼓励所有企业档案保管机构将馆藏作为创新和发展的基础,在短期内,为产生并保管这些档案的企业发展带来活力和成功;从长远看,着眼于为全社会的进步和发展服务,培育促进企业档案工作,并将其中最有价值的内容作为人类的文献遗产,用来丰富全世界人们的精神世界,建立跨国的相互理解,为全人类带来文化繁荣