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关于做好2021届毕业生档案转递工作的通知


根据学校2021年毕业生派遣工作总体安排,结合当前疫情防控工作形势和学校实际情况,现将2021届毕业生档案转递工作的相关要求和安排通知如下:

一、毕业生档案材料归档要求

1.毕业生类别清理

请各单位毕业年级辅导员在毕业生档案材料归档前,严格按照 ①正常派遣②本校研 ③外校研 ④户档留校 ⑤其他特殊情况等五个类别清理毕业生档案。其中“其他特殊情况”包括:延期毕业学生、退学学生、休学学生等。

2.档案材料装档

请各单位毕业年级辅导员将毕业生应归档材料(附件1),以学生个体为单位,严格按照材料顺序整理,以学生学号排序,以学院为单位将归档材料送至档案馆。经档案馆审查符合归档要求后,严格对照学生姓名、学号,对应存入学生个人档案,并在归档完成后进行复核,确保无错装、漏装。为确保学校师生人身安全,减少人员聚集、接触机会,所有档案材料由学院集中收集整理后,按照本通知要求统一移交归档。

二、毕业生档案转递信息校核

1.毕业生档案转递采用“中国邮政EMS标准快递”,档案转递信息填写必须符合中国邮政EMS标准快递要求,具体要求如下:

(1)收件单位:必须准确填写具有档案管理权限的单位全称,毕业生需与签约单位确认档案转递接收单位。

(2)收件地址:必须详细填写收件单位所在的省市区县、街道名称、门牌号码等信息。(20字以内,收件地址不再重复写收件单位名称)

(3)收件人信息:必须准确填写收件单位联系人的姓名、联系电话、手机号码等信息。

2.请各毕业年级辅导员务必要求毕业生在招生就业处就业信息网上,仔细填写、校核个人档案的转递信息(收件单位、收件地址、收件人信息),确保档案转递信息准确无误。档案馆将以就业信息网导出数据为依据进行档案转递信息校核,校核完成后统一提交邮局制单寄递。若就业网信息填写不准确将造成学生档案寄递错误,影响学生就业入职或入学报到。

三、档案接收单位名称填写说明

1.已就业的毕业生,填写就业单位所明确的有档案管理权限的单位名称。

2.国内升学的毕业生,填写录取学校及学院的名称;本校升学,填写“西南交通大学档案馆”。

3.自主创业、自由职业或未就业的毕业生,填写生源地毕业生就业主管单位和部门名称,或生源地所属人才中心。

4.公派出国留学或者西部计划志愿者、支教团等,填写西南交通大学档案馆。

四、改派后档案办理须知

1.档案未寄出,持改派后的就业通知书到档案馆129办公室办理档案转递相关手续。

2.档案已寄出,应先联系原单位退档回校,持改派后的就业通知书到档案馆129办公室办理档案转递相关手续。

五、毕业生档案转递及查询

1.各单位毕业生档案归档工作完成后,档案馆负责密封转递工作,按照中国邮政EMS标准快递转递规定,交付邮局办理档案转递工作。

2.毕业生需在3个月内到档案接收单位核查自己的档案,按照档案管理单位的要求办理报到手续。

3.毕业生可通过我馆官方网站查询其档案转递具体信息。

(1) 登录西南交通大学档案馆网址 http://dag.swjtu.edu.cn/                                                            

(2)点击网站下方服务大厅处的“远程服务”,进入档案去向查询;

(3)输入学生姓名和学号,即可查看档案转递的具体信息以及EMS单号,也可拨打EMS客服电话11183查询档案签收情况。

4. 档案自交寄之日起一年之内邮政受理查询,逾期不再受理查询。

 

六、工作要求

1.各单位要高度重视毕业生档案存档、转递工作,加强对毕业生的教育、引导,使其充分认识个人档案对于就业、升学、升职等方面的重要作用。

2. 各单位要严格按照通知要求,全过程负责毕业生档案材料归档、信息校核工作,确保归档材料不错装、不漏装,转递信息无遗漏、无缺失、准确无误。

3. 因疫情防控需要,将不进行大量人员聚集集中装档,各学院可通过电话预约的方式联系档案馆灵活确定装档时间,预计集中装档时间在7月上旬。

七、档案馆工作人员及联系电话

本科生联系电话:66367543  史老师、巨老师

研究生联系电话:66366542  廖老师、李老师

 

 

 

                                                                               2021年5月25日

 

       

附件1:本科生、研究生毕业应归档材料

一、本科毕业生应归档材料

1. 高等学校毕业生登记表(含学年鉴定表3份)

2.学生成绩单

3.授予学位的决定

4.全国普通高等学校本专科毕业生就业通知书

5. 体检表

6.党团及奖惩材料

7. 学生体质健康标准(试行方案)登记卡(大学)

二、毕业研究生应归档材料

1. 毕业研究生登记表

2.研究生成绩单(研究生院出具)

3.授予硕士或博士学位的决定

4. 全国研究生就业通知书

5. 体检表

6.党团及奖惩材料