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关于做好2018届毕业生档案转递工作的通知

发布人:档案馆  发布时间:2018-06-07  浏览量:6731

各学院、所、中心:

根据学校2018年毕业生离校工作总体安排,现将2018届毕业生档案转递工作的相关要求和安排通知如下:

一、毕业生档案材料归档

1.毕业生类别清理

请各学院、所、中心毕业年级辅导员在毕业生档案材料归档前,严格按照“①正常派遣、②本校研、③外校研、④户档留校、⑤国防生、⑥其他特殊情况”六个类别清理毕业生档案。其中“其他特殊情况”学生包括:提前毕业学生、未能按期毕业学生、退学学生、休学学生等。

2.档案材料装档

请各学院、所、中心毕业年级辅导员将毕业生应归档材料(附件1),以学生个体为单位,严格按照材料顺序整理,以学生学号排序,按照毕业生档案材料归档时间安排(附件3),以学院为单位将归档材料送至档案馆。经档案馆审查符合归档要求后,严格对照学生姓名、学号,对应存入学生个人档案,并在归档完成后进行复核,确保无错装、漏装。

二、毕业生档案转递信息校核

1.毕业生档案转递采用“中国邮政EMS标准快递”,档案转递信息填写必须符合中国邮政EMS标准快递要求,具体要求如下:

(1)收件单位:必须准确填写具有档案管理权限的单位全称(具体填写说明见附件2),毕业生需与签约单位确认档案转递接收单位。

(2)收件地址:必须详细填写收件单位所在的省市区县、街道名称、门牌号码等信息。

(3)收件人信息:必须准确填写收件单位联系人的姓名、联系电话、手机号码等信息。

2.请各学院、所、中心毕业年级辅导员务必要求毕业生在招生就业处就业信息网上,仔细填写、校核个人档案的转递信息(收件单位、收件地址、收件人信息),确保转递信息准确无误。档案馆将以就业信息网导出数据为依据进行档案转递信息校核,校核完成后统一提交邮局制单寄递。若就业网信息填写不准确将造成学生档案寄递错误,影响学生就业入职和入学报到。

三、毕业生档案转递及查询

1.各学院、所、中心毕业生档案归档工作完成后,档案馆负责核查和密封,按中国邮政EMS标准快递转递规定,交付邮局办理档案转递工作。

2.档案转递工作完成后,档案馆将毕业生档案转递信息上传至我校档案馆的档案管理系统,学生可自行通过我馆官方网站查询其档案转递具体信息。请毕业生辅导员老师们及时告知学生查询网址和查询方式。具体查询步骤如下:

(1)登陆西南交通大学档案馆网址                                                               http://dag.swjtu.edu.cn/web/firstPage/index.htmlx   

(2)点击右下方快速通道处的“档案去向查询”  

 

(3)输入学生姓名和学号,即可查看档案转递的具体信息。

3.  特别提醒:户档留校的毕业生档案保管期限为一年,超过期限未办理转递手续的档案,我们将依据学生在就业网提交的“户档留校申请和承诺”的档案转递信息统一进行档案转递。

四、工作要求

1.各学院、所、中心要高度重视毕业生档案存档、转递工作,加强对毕业生的教育、引导,使其充分认识个人档案对于就业、升学、升职等方面的重要作用。

2.各学院、所、中心分别指定专人负责本科生、研究生毕业生档案转递工作,并将负责人姓名、电话于6月15日前,报送至档案馆129办公室。

3.各学院、所、中心毕业年级辅导员要严格按照通知要求,全过程负责毕业生档案材料归档、信息校核工作,确保归档材料不错装、不漏装,转递信息无遗漏、无缺失、准确无误。

五、档案馆咨询及联系电话

本科生:66367543

研究生:66366542


              

 

 

 

                            档案馆

                             2018年6月4日

 

 

 

 

附件1:本科生、研究生毕业应归档材料

一、本科毕业生应归档材料

1. 高等学校毕业生登记表(含学年鉴定表3份);

2.学生成绩单;

3.授予学位的决定;

4.学生体检表;

5.全国普通高等学校本专科毕业生就业通知书;

6.党团及奖惩材料。

7. 奖学金、助学贷款申请表。

8. 学生体质健康标准(试行方案)登记卡(大学)。

二、毕业研究生应归档材料

1. 毕业研究生登记表;

2.研究生成绩单;(研究生院出具)

3.授予硕士或博士学位的决定;

4.学生体检表;

5.全国研究生就业通知书;

6.党团及奖惩材料;

 

附件2:档案接收单位名称填写说明

1.已就业的毕业生,填写就业单位所明确的有档案管理权限的单位名称。

2.考取国内高校研究生的毕业生,填写录取学校及学院(研究所、中心)名称;考取(或免试)本校研究生的毕业生,填写“西南交通大学档案馆”。

3.自主创业、自由职业或未就业的毕业生,填写生源地毕业生就业主管单位和部门名称,或生源地所属人才中心。

4.非公派出国的毕业生,填写生源地毕业生就业主管单位和部门名称,或生源地所属人才中心。

5.本校就业的毕业生,填写“西南交通大学人事处”。

 

 

 

附件3:毕业生档案材料归档时间安排

时间

单位

2018年6月25日

(星期一)

上午

土木工程学院、建筑与设计学院

下午

地球科学与环境工程学院、机械工程学院

2018年6月26日

(星期二)

上午

材料科学与工程学院、电气工程学院

下午

信息科学与技术学院、经济管理学院

2018年6月27日

(星期三)

上午

交通运输与物流学院、数学学院、

力学与工程学院

下午

外国语学院、生命科学与工程学院、

牵引动力国家重点实验室

2018年6月28日

(星期四)

上午

物理科学与技术学院、马克思主义学院 、

体育工作部

下午

公共管理与政法学院、人文学院、

心理研究与咨询中心

2018年6月29日——7月3日

机动时间、特殊问题处理

特别提醒

如本单位装档时间有变,请及时与档案馆联系,预约时间进行归档。

毕业生档案集中归档装档期间,不接收零散归档或学生个人归档。