各学院、实验室、中心：

根据学校2019年毕业生离校工作总体安排，现将2019届毕业生档案转递工作的相关要求和安排通知如下：

一、毕业生档案材料归档

1.毕业生类别清理

请各学院、所、中心毕业年级辅导员在毕业生档案材料归档前，严格按照“①正常派遣、②本校研、③外校研、④户档留校、⑤国防生、⑥其他特殊情况”六个类别清理毕业生档案。其中“其他特殊情况”学生包括：提前毕业学生、未能按期毕业学生、退学学生、休学学生等。

2.档案材料装档

请各学院、所、中心毕业年级辅导员将毕业生应归档材料（附件1），以学生个体为单位，严格按照材料顺序整理，以学生学号排序，按照毕业生档案材料归档时间安排（附件3），以学院为单位将归档材料送至档案馆。经档案馆审查符合归档要求后，严格对照学生姓名、学号，对应存入学生个人档案，并在归档完成后进行复核，确保无错装、漏装。

二、毕业生档案转递信息校核

1.毕业生档案转递采用“中国邮政EMS标准快递”，档案转递信息填写必须符合中国邮政EMS标准快递要求，具体要求如下：

（1）收件单位：必须准确填写具有档案管理权限的单位全称（具体填写说明见附件2），毕业生需与签约单位确认档案转递接收单位。

（2）收件地址：必须详细填写收件单位所在的省市区县、街道名称、门牌号码等信息。(20字以内，收件地址不再重复写收件单位名称)

（3）收件人信息：必须准确填写收件单位联系人的姓名、联系电话、手机号码等信息。

2.请各学院、所、中心毕业年级辅导员务必要求毕业生在招生就业处就业信息网上，仔细填写、校核个人档案的转递信息（收件单位、收件地址、收件人信息），确保转递信息准确无误。档案馆将以就业信息网导出数据为依据进行档案转递信息校核，校核完成后统一提交邮局制单寄递。若就业网信息填写不准确将造成学生档案寄递错误，影响学生就业入职和入学报到。

三、毕业生档案转递及查询

1.各学院、所、中心毕业生档案归档工作完成后，档案馆负责核查和密封，按中国邮政EMS标准快递转递规定，交付邮局办理档案转递工作。

2.档案转递工作完成后，档案馆将毕业生档案转递信息上传至我校档案馆的档案管理系统，学生可自行通过我馆官方网站查询其档案转递具体信息。请毕业生辅导员老师们及时告知学生查询网址和查询方式。具体查询步骤如下：

（1）登陆西南交通大学档案馆网址  

http://dag.swjtu.edu.cn/                                                            

（2）进入网站下方服务大厅处的“远程服务”   点击档案去向查询；

（3）输入学生姓名和学号，即可查看档案转递的具体信息。

3.  特别提醒：户档留校的毕业生档案保管期限为一年，超过期限未办理转递手续的档案，我们将依据学生在就业网提交的“户档留校申请和承诺”的档案转递信息统一进行档案转递。

四、工作要求

1.各学院、实验室、中心要高度重视毕业生档案存档、转递工作，加强对毕业生的教育、引导，使其充分认识个人档案对于就业、升学、升职等方面的重要作用。

2.各学院、实验室、中心分别指定专人负责本科生、研究生毕业生档案转递工作，并将负责人姓名、电话于6月18日前，报送至档案馆129办公室。

3.各学院、实验室、中心毕业年级辅导员要严格按照通知要求，全过程负责毕业生档案材料归档、信息校核工作，确保归档材料不错装、不漏装，转递信息无遗漏、无缺失、准确无误。

五、档案馆工作人员及联系电话

工作人员：巨敏莲、李志文

联系电话：66367543、66366542

                         档案馆

                          2019年5月29日

附件1：本科生、研究生毕业应归档材料

一、本科毕业生应归档材料

1. 高等学校毕业生登记表（含学年鉴定表3份）；

2．学生成绩单；

3．授予学位的决定；

4．学生体检表；

5．全国普通高等学校本专科毕业生就业通知书；

6．党团及奖惩材料。

7. 奖学金、助学贷款申请表。

8. 学生体质健康标准（试行方案）登记卡（大学）。

二、毕业研究生应归档材料

1. 毕业研究生登记表；

2．研究生成绩单；(研究生院出具)

3．授予硕士或博士学位的决定；

4．学生体检表；

5．全国研究生就业通知书；

6．党团及奖惩材料；

附件2：档案接收单位名称填写说明

1.已就业的毕业生，填写就业单位所明确的有档案管理权限的单位名称。

2.考取国内高校研究生的毕业生，填写录取学校及学院（研究所、中心）名称；考取（或免试）本校研究生的毕业生，填写“西南交通大学档案馆”。

3.自主创业、自由职业或未就业的毕业生，填写生源地毕业生就业主管单位和部门名称，或生源地所属人才中心。

4.非公派出国的毕业生,填写生源地毕业生就业主管单位和部门名称，或生源地所属人才中心。

5.本校就业的毕业生，填写“西南交通大学人事处”。

附件3：毕业生档案材料归档时间安排