根据学校2025年毕业生档案转递工作总体安排，现将相关要求和安排通知如下：

一、毕业生档案材料归档要求

1. 毕业生类别清理

各单位毕业班辅导员或指定的归档人员在毕业生档案材料归档前，严格按照 ：正常转递（含国内升学）、第二学士学位、本校升研 、本校升博 、其他特殊情况（结业、肄业、休学、延期毕业、户档留校）五个类别整理毕业生档案，做好备注。

2. 收集、整理毕业生材料

根据毕业生毕业去向登记确认名单，及时收集、整理毕业生归档材料。为提高归档效率，请把同一个学生的几种材料归集在一起，并严格按学号从小到大排序。

3. 档案材料移交装档

请将每位毕业生应归档材料（附件1），严格按照材料顺序整理并独立间隔，以学院为单位按照学号从小到大排序，将归档材料统一送至档案馆。经档案馆审查符合归档要求后，严格对照学生姓名、学号，对应装入学生个人档案袋，并在归档完成后进行复核，确保无错装、漏装。

二、毕业生档案转递信息校核

1.毕业生档案转递采用“中国邮政EMS标准快递”，档案转递信息填写必须符合中国邮政EMS标准快递要求，具体要求如下：

（1）收件单位：必须准确填写具有档案管理权限的单位全称，毕业生需与签约单位确认档案转递接收单位。

（2）收件地址：必须详细填写收件单位所在的省市区县、街道名称、门牌号码等信息。(尽量控制在20字以内)

（3）收件人信息：必须准确填写收件单位联系人的姓名、联系电话、手机号码等信息。

2.请各单位毕业班辅导员或指定的归档人员务必要求毕业生在“全国高校毕业生毕业去向登记系统”里，认真填写、校核个人档案的转递信息（收件单位、收件地址、收件人信息），确保档案转递信息准确无误。档案馆将以“全国高校毕业生毕业去向登记系统”导出数据为依据进行档案转递信息校核，校核完成后统一提交邮局制单寄递。若档案信息填写不准确，将造成学生档案寄递错误，影响学生就业入职或报到入学。

三、档案接收单位名称填写说明

1.已就业的毕业生，填写就业单位所明确的有档案管理权限的单位具体名称。

2.国内升学的毕业生（含第二学士学位），填写录取学校及学院的名称；本校升学，填写“西南交通大学”。

3.自主创业、自由职业或未就业的毕业生，填写毕业生户籍地所属人才中心。

（整体流程详见：附件2）

四、档案信息更新办理须知

1. 应届毕业生档案未寄出的，登录“全国高校毕业生毕业去向登记系统”提出修改申请，待审核通过后，由学院在智慧就业网下载打印“档案转递告知书”到档案馆30130室（3教一层学生档案办公室）办理档案转递相关手续。

2. 应届毕业生档案已寄出的，待档案退档回校后，在“全国高校毕业生毕业去向登记系统”提出修改申请，待审核通过后，由学院在智慧就业网下载打印“档案转递告知书”到档案馆30130室（3教一层学生档案办公室）办理档案转递相关手续。

五、毕业生档案转递及查询

1.各单位毕业生档案归档工作完成后，档案馆按照高校毕业生档案转递要求通过中国邮政EMS高校毕业生档案专用通道进行转递。

2.毕业生须在3个月内与档案接收单位确认个人档案接收情况，按照档案管理单位的要求办理相关手续（尤其是寄回户籍地所属人才中心的同学，请务必落实自己的档案是否送达，避免档案丢失）。

3.毕业生可通过我馆官方网站查询其档案转递具体信息。

（1）登录西南交通大学档案馆网址：http://dag.swjtu.edu.cn/

（2）点击网站首页“服务大厅”内的“毕业生档案去向查询”；

（3）输入学生姓名和学号等基本信息后，即可查看档案转递的具体信息以及EMS单号，也可拨打EMS客服电话11183查询档案签收情况。

4. 档案自交寄之日起一年之内邮政受理查询，逾期不再受理查询。

六、注意事项

1. 各单位要高度重视毕业生档案归档、转递工作，加强对毕业生的教育、引导，使其充分认识个人档案对于就业、升学、升职等方面的重要作用。

2. 各单位要严格按照通知要求，全过程负责毕业生档案材料归档、信息校核工作，确保归档材料不错装、不漏装，转递信息无遗漏、无错位、准确无误。

3. 为避免归档时间冲突，提高工作效率，实行预约归档。请各单位整理完成后，提前电话预约或者QQ群预约归档的具体时间，“学生档案工作业务群”：113692613 （仅限教工）。

七、档案馆工作人员及联系电话

本科生联系电话：66367543  黄老师（犀浦3教30130#）

研究生联系电话：66366542  廖老师（犀浦3教30130#）

附件1：本科生、研究生毕业应归档材料

附件2：学生档案《集中转递业务办理流程》图

                                                                                                                                                                                       西南交通大学档案馆（校史馆）

                                                                   2025 年 5月 15日

附件1：本科生、研究生毕业应归档材料