为规范毕业生档案转递工作，保障档案安全顺利转递，现将2026届毕业生档案转递相关要求及工作安排通知如下：

一、档案材料归档要求

1、毕业生类别清理

各单位毕业班辅导员或指定的归档人员在毕业生档案材料归档前，须严格按照 ：正常转递（含国内升学）、第二学士学位、本校升研 、本校升博 、其他特殊情况（结业、肄业、休学、延期毕业、户档留校）五个类别整理毕业生档案，并做好备注。

2、收集、整理毕业生材料

根据毕业生毕业去向登记确认名单，及时收集、整理毕业生归档材料。为提高归档效率，请把同一学生的各类材料归集在一起，并严格按学号从小到大排序。

3、档案材料移交装档

请将每位毕业生应归档材料（附件1），严格按照材料顺序整理并独立间隔，以学院为单位按照学号从小到大排序后将档案材料统一送至档案馆（X30130）归档。经档案馆审查符合归档要求后，严格对照学生姓名、学号，逐一装入个人档案袋，并在归档完成后进行复核，确保无错装、漏装。

二、档案转递信息填写通用规范

根据教学厅函〔2015〕39 号文件要求，高校毕业生档案统一通过中国邮政 EMS 学生档案专用通道寄出。请各单位毕业班辅导员或指定的归档人员务必要求毕业生在“西南交通大学智慧就业网”的“毕业去向管理”板块中认真填写、核对个人档案转递信息（收件单位、收件地址、收件人电话）。档案信息可在该板块点击查看页面修改，确保准确无误。档案馆将以此数据为依据进行校核，完成后统一提交邮局制单寄递。信息填写错误将造成档案寄递失误，影响学生就业入职或报到入学。档案转递信息填写必须符合中国邮政EMS标准快递要求，具体如下：

单位名称：由【收档单位】+【收档部门】组成，二者切勿重复填写；若无收档部门，统一填写“档案室”。

单位地址：【省】【市】【区/县】由系统自动选择，详细地址仅填写街道、门牌号、楼层及房间号，请勿重复填写省市区县。

联系电话：务必核对准确，固定电话前须加区号，避免因号码错误导致退档。

联系人：若无具体联系人时统一填写 “档案负责人”。

三、档案转递信息填写说明

不同性质收档单位转递信息填写说明如下，请结合实际情况执行（重点关注各类单位的特殊要求）：

1、人才服务机构：填写人才交流中心/人力资源和社会保障局/公共就业服务中心等官方全称。

收档部门：填写档案室，或咨询对应单位后按要求填写。

特别提醒：提前查询人才服务机构官网或电话咨询，办理存档登记；自主创业、自由职业或暂未就业的毕业生，档案可转递至户籍地的区县级人才服务机构。

2、国内升学：填写高校全称。

收档部门：填写录取学院/人事处，或学院/人事处下属具体科室（如研究生科、招生办公室等）。

3、本校升学：统一填写“西南交通大学”。

收档部门：填写各录取学院/培养单位下属具体办公室。

4、具备档案保管权限的单位：填写单位完整名称。

收档部门：填人力资源部、人事部等； 位于写字楼内的企业须注明楼层、房间号等。

5、政府机关（含事业单位）：填写机关单位全称。

收档部门：填具体档案接收部门，可提前咨询确认。

四、档案信息更新办理须知

1、档案未寄出：请在“西南交通大学智慧就业网”的“毕业去向管理”板块中修改档案信息，待信息同步后，由学院在智慧就业网下载打印“档案转递告知书”后方可办理档案转递手续。

2、档案已寄出：待档案退档回校后，在“西南交通大学智慧就业网”的“毕业去向管理”板块中修改档案信息，待信息同步后，由学院在智慧就业网重新下载打印“档案转递告知书”后方可办理档案转递手续。

五、毕业生档案转递及查询

1、各单位完成归档后，档案馆根据高校毕业生档案转递要求，通过高校毕业生档案专用通道进行集中转递。

2、毕业生务必在档案寄出后3个月内与接档单位确认档案送达状态，避免丢失。

3、毕业生可通过西南交通大学档案馆官网查询档案去向：

（1）登录档案馆（校史馆）官方网站：http://dag.swjtu.edu.cn/

（2）点击首页 “服务大厅”→“毕业生档案去向查询”。

（3）输入学生姓名和学号等基本信息后，即可查看档案转递的具体信息以及EMS单号，也可拨打EMS客服电话11183查询档案签收情况。

4、档案自交寄之日起一年之内邮政受理查询，逾期不再受理查询。

六、注意事项

1、 各单位要高度重视毕业生档案归档、转递工作，加强对毕业生的教育、引导，使其充分认识个人档案对于就业、升学、升职等方面的重要作用。

2、各单位要严格按照通知要求，全过程负责毕业生档案材料归档、信息校核工作，确保归档材料不错装、不漏装，转递信息无遗漏、无错位、准确无误。

3、 为避免归档时间冲突，提高工作效率，实行预约归档。请各单位整理完成后，提前电话预约或者QQ群预约归档的具体时间，“学生档案工作（教工）群”：113692613 。

七、档案馆工作人员及联系电话

本科生联系电话：66367543  黄老师（犀浦校区3教30130#）

研究生联系电话：66366542  廖老师（犀浦校区3教30130#）

附件1：本科生、研究生毕业应归档材料

附件2：学生档案 集中转递业务办理 流程图

西南交通大学档案馆（校史馆）

                                                                                                                                                   2026 年 5月 20日