校内各单位：

依据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》（教育部令第 27 号）、《西南交通大学档案管理办法》（西交校档案〔2023〕1 号）及学校各门类档案管理实施细则相关规定，现就本年度档案材料归档工作安排如下：

一、归档范围

各单位形成的属于学校归档范围的各类档案材料，请及时按期“应归尽归”，归档范围详见《西南交通大学立卷单位归档范围和保管期限表》（附件1）。

二、归档时间

1. 党群、行政、教学、出版、基建、科研、采购、外事、仪器设备等文书档案应在次学年6月底前归档；

2. 当年形成的会计档案，应在会计年度终了后归档；

3. 声像档案应在声像载体材料形成后三个月内归档；

4. 征集类实物档案应在收集后一个月内归档，捐赠类档案可随时归档；

5. 科研项目在结项完成后两个月内归档；

6. 基建项目于竣工后三个月内归档；

7.未归、漏归的档案材料可随时归档，做到应归尽归。

三、归档要求

1. 按照归档范围，及时收集、整理本单位形成的文件材料；

2. 归档文件材料应为原件，确保其真实、完整、准确、系统；

3. 归档时须提交实体档案材料、附件2《西南交通大学档案材料移交目录》（一式两份），经交接双方检查、验收，由单位主要负责人签字并加盖公章后各执一份。

4. 各门类档案归档要求请参照附件3《西南交通大学各门类档案管理实施细则汇编》。

四、各门类档案业务指导及联系方式

请各单位高度重视档案归档工作，指派一名中层领导干部分管本单位档案工作，并结合业务实际安排不少于1名兼职档案员负责本单位材料归档。如有疑问，请联系档案馆各门类档案业务联络人：

学校的档案归档工作是学校治理的基础支撑性工作。它真实记录学校办学治校全过程，是教学科研、认证评估和决策咨询的可靠依据，是传承大学精神与文化的宝贵记忆；档案及时归档亦是推动档案数据治理整合，提升学校治理效能的基石。

故提请各归档单位:及时规范归档，确保档案安全、准确、完整、可用。

感谢各单位对学校档案工作的大力支持！

档案馆（校史馆）

2026年10月30日

附件：

1. 《西南交通大学立卷单位档案归档范围和保管期限表》

2. 《西南交通大学档案材料移交目录》

3. 《西南交通大学各门类档案管理实施细则汇编》