各学院、所、中心：

根据学校2017年毕业生离校工作总体安排，现将2017届毕业生档案转递工作的相关要求和安排通知如下：

一、毕业生档案材料归档

1.毕业生类别清理

请各学院、所、中心毕业年级辅导员在毕业生档案材料归档前，严格按照“①正常派遣、②本校研、③外校研、④户档留校、⑤国防生、⑥其他特殊情况”六个类别清理毕业生档案。其中“其他特殊情况”学生档案包括：提前毕业学生、未能按期毕业学生、退学未转档学生、休学学生等。

2.档案材料装档

请各学院、所、中心毕业年级辅导员将毕业生应归档材料（附件1），以学生个体为单位，严格按照材料顺序整理，以学生学号排序，按照毕业生档案材料归档时间安排（附件2），以学院为单位将归档材料送至档案馆。经档案馆审查符合归档要求后，严格对照学生姓名、学号，对应存入学生个人档案，并在归档完成后进行复核，确保无错装、漏装。

二、毕业生档案转递信息校核

1.毕业生档案转递采用“中国邮政EMS标准快递”，档案转递信息填写必须符合中国邮政EMS标准快递要求，具体要求如下：

（1）接收地址：必须详细填写省市区县、街道名称、门牌号码、邮政编码等信息。

（2）收件单位：必须准确填写具有档案管理权限的单位全称（具体填写说明见附件3），毕业生需与签约单位确认档案转递接收单位。

（3）收件人信息：必须准确填写收件人姓名、联系电话、手机号码等信息。

2.请各学院、所、中心毕业年级辅导员务必要求毕业生在招生就业处就业信息网上，仔细填写、校核个人档案的转递信息（接收地址、收件单位、收件人信息），确保转递信息准确无误。档案馆将以就业信息网导出数据提交邮局制单寄递，若信息填写不准确将造成学生档案寄递错误，影响学生就业入职和入学报到。

三、毕业生档案转递及查询

1. 各学院、所、中心毕业生档案归档工作完成后，档案馆负责核查和密封，按中国邮政EMS标准快递转递规定，交付邮局办理档案转递工作。

2.邮局制单完成后，档案馆将毕业生档案转递EMS单号以学院、所、中心为单位返回各学院、所、中心毕业年级辅导员，请毕业年级辅导员及时告知学生，学生可通过EMS官方网站查询档案转递物流信息。

四、工作要求

1.各学院、所、中心要高度重视毕业生档案存档、转递工作，加强对毕业生的教育、引导，使其充分认识个人档案对于就业、升学、提职等方面的重要作用。

2.各学院、所、中心分别指定专人负责本科生、研究生毕业生档案转递工作，并将负责人姓名、电话于6月16日前，报送至档案馆129办公室。

3.各学院、所、中心毕业年级辅导员要严格按照通知要求，全过程负责毕业生档案材料归档、信息校核工作，确保归档材料不错装、不漏装，转递信息无遗漏、无缺失、准确无误。

五、档案馆工作人员及联系电话

工作人员：李猛、巨敏莲、李志文

联系电话：66367548、 66367543、66366542

档案馆

2017年6月7日

附件1：本科生、研究生毕业应归档材料

一、本科毕业生应归档材料

1. 高等学校毕业生登记表（含学年鉴定表3份）；

2．学生成绩单；

3．授予学位的决定；

4．学生体检表；

5．全国普通高等学校本专科毕业生就业通知书；

6．党团及奖惩材料。

7. 奖学金、助学贷款申请表。

8. 学生体质健康标准（试行方案）登记卡（大学）。

二、毕业研究生应归档材料

1. 毕业研究生登记表；

2．研究生成绩单；

3．授予硕士或博士学位的决定；

4．学生体检表；

5．全国研究生就业通知书；

6．党团及奖惩材料；

附件2：毕业生档案材料归档时间安排

附件3：档案接收单位名称填写说明

1.已就业的毕业生，填写就业单位所明确的有档案管理权限的单位名称。

2.考取国内高校研究生的毕业生，填写录取学校及学院（研究所、中心）名称；考取（或免试）本校研究生的毕业生，填写“西南交通大学档案馆”。

3.自主创业、自由职业或未就业的毕业生，填写生源地毕业生就业主管单位和部门名称，或档案托管机构名称（毕业生应先到档案托管机构办理托管手续）。

4.非公派出国的毕业生,填写生源地毕业生就业主管单位和部门名称，或档案托管机构名称（毕业生应先到档案托管机构办理托管手续）。

5.应征义务兵的毕业生，填写生源地毕业生就业主管单位和部门名称。

6.参加公派研究生出国项目的毕业生，填写“西南交通大学档案馆（公派研究生出国项目）”。

7.研究生支教团的毕业生，填写“西南交通大学档案馆（研究生支教团）”。

8.本校就业的毕业生，填写“西南交通大学人事处”。