1.新生档案的接收

（1）应届本科毕业考取我校研究生的由所在高校在学生所有档案材料齐全后寄出。

（2）往届本科毕业考取我校研究生的，在确定录取待有正式的学号后寄出。

所有寄出的档案必须通过中国邮政标准快递邮寄到档案馆，其它方式邮寄的拒绝接收，并在EMS档案专用袋封面标注：姓名、学号（或身份证号）、学院等。
 邮寄地址：四川省成都市郫都区犀安路999号西南交通大学档案馆
 联系电话：028-66366542

2.入学登记表的接收和归档

 以学院为单位按照学号从小到大排序移交至档案馆

移交时间：每年11月份以前

3.学生党员材料的接收和归档

（1）学院辅导员按照组织要求收集党员档案材料；

（2）以学院为单位按照学号排序，在“入党志愿书”封面用铅笔标明学生学号；

（3）填写《党员档案材料移交单》一式两份；

（4）按批将需归档的党员材料移交至档案馆；

移交时间：转正之后及时移交归档。

4.应届毕业生档案材料的集中接收和归档

（1）学院辅导员按照毕业生归档要求收集毕业生各类应归档材料（毕业研究生登记表、学生成绩单（研究生院培养办出具）、关于授予博士或硕士学位的决定、学生体检表、全国毕业研究生就业通知书）；
（2）以学院为单位按照学号排序，同一学生的所有毕业生材料叠放在一起；

（3）毕业季联系档案馆及时归档，以毕业生归档转递通知为准；

移交时间：每年6月份—7月份

注：非全日制研究生的归档材料无体检表和就业通知书

5.非应届毕业生档案的办理及转递

    （1）学生本人收齐毕业生材料（毕业研究生登记表、学生成绩单（研究生院培养办出具）、关于授予博士或硕士学位的决定、学生体检表、全国毕业研究生就业通知书）；

（2）持本人身份证到档案馆现场办理档案转递；

（3）委托他人办理的，请携带档案代办委托书及双方的身份证复印件到档案馆现场办理档案转递；

（4）档案馆按照要求转递档案；

转递时间：每周四上午转递一批。

6.其他业务的办理

（1）其他材料的归档

需归档的材料封面标明学号和姓名，按学号从小到大的顺序排列，填写移交单，每学期及时移交至档案馆。

（2）借党员材料或者其他材料

持学院介绍信，由支部书记或支部成员到档案馆后，填写借条后方可办理。转正后由支部书记或支部成员将借出材料及时交回归档。

（3）单位政审

持单位介绍信和工作证直接到档案馆查阅办理。